Když podklady přišly, ale práce stojí
Modelový příklad: malé studio má připravit nový web pro klienta. Obchodník dostal logo a texty e-mailem. Designérka Eva otevře odkazy, ale jeden soubor patří soukromému účtu klienta a druhý je stará verze. Klient už všechno poslal, přesto studio znovu žádá o stejné podklady.
Cílem tohoto postupu je, aby Eva našla správné soubory, otevřela je svým pracovním účtem a věděla, co ještě chybí. Použijeme Google Drive, e-mail a jednoduchou tabulku. Nepřipojujeme nový klientský portál ani automaticky neměníme oprávnění.
Potřebujete účet, který smí vytvořit a sdílet složky, pracovní adresu příjemce a klientem schválený způsob předávání dokumentů. Pokud organizace blokuje sdílení mimo firmu, použijte její povolenou cestu; soukromým účtem zákaz neobcházejte.
1. Oddělte interní dokumenty od klientských podkladů
V Google Drive zvolte Nový → Nová složka a vytvořte Studio — interní zakázka a samostatnou složku Klient — podklady pro web. Druhou složku nevkládejte do složky sdílené se všemi klienty. Interní složka obsahuje rozpočet, poznámky a pracovní kontrolní tabulku. Klientská obsahuje jen dokumenty určené pro tuto spolupráci.
U každé složky otevřete Sdílet a zkontrolujte Obecný přístup. Pro tento příklad ponechte Omezeno. Před přidáním lidí projděte už uvedené osoby a skupiny. Pokud má složka přístup zděděný z nadřazené složky, vytvořte bezpečně oddělené místo nebo požádejte správce o opravu. Nový název složky zděděné oprávnění neodstraní.
Google popisuje oprávnění a jejich dědění v návodu ke sdílení složek. Konkrétní volby mohou záviset na firemních pravidlech a typu úložiště.
2. Přidejte konkrétní lidi a nejmenší potřebný přístup
Do interní složky přidejte Evinu pracovní adresu. Pokud bude upravovat soubory, potřebuje odpovídající oprávnění k úpravám. Do klientské složky přidejte stejný účet a klientovu adresu. Klient, který má nahrávat podklady do běžné sdílené složky, může potřebovat roli editora; tato role ale dovoluje více než pouhé nahrání. Pokud to není přijatelné, nechte klienta poslat dokument schváleným kanálem a vložte ho sami.
Neposílejte hesla ani API klíče do složky nebo tabulky. Přístup do aplikace řešte pozvánkou na pracovní účet. Kde aplikace pozvání neumí, domluvte schválený způsob předání se správcem.
3. Zapište soubor i jeho účel
Stáhněte kontrolní tabulku s modelovým příkladem. V Google Sheets zvolte Soubor → Importovat → Nahrát a importujte CSV do nové tabulky. Sdílejte ji jen s interním týmem.
První řádek říká: Eva potřebuje logo pro návrh první stránky; klient ho má dodat; odkaz je zatím prázdný; bez loga můžeme připravit rozložení, ale ne finální návrh. To je užitečnější než neurčité „logo hotovo“.
U vlastních položek doplňte název zakázky, požadovanou verzi, konkrétního odpovědného člověka a skutečný odkaz. Přístup označte jako ověřený až po dalším kroku. Do pole termínu napište datum, na kterém jste se dohodli. Tabulka nepředepisuje univerzální lhůtu.
4. Otevřete odkaz účtem příjemce
Eva se přihlásí svým pracovním účtem a otevře přímo odkaz uvedený v tabulce. Nestačí, že soubor otevře obchodník. Eva ověří tři věci: soubor je dostupný, jde o správnou verzi a jeho obsah je použitelný pro první úkol.
Je-li potřeba úprava, ověří i tu na neškodné pracovní kopii. Pokud chce soubor jen číst, nedávejte jí zbytečně právo změnit originál. Zapište datum ověření a jméno ověřující osoby. Přesný postup změny přístupu popisuje Google Drive.
5. Požádejte pouze o to, co opravdu chybí
Po interní kontrole pošlete klientovi jednu zprávu. Například:
Děkujeme za texty, Eva je už otevřela. Pro první návrh nám chybí logo v aktuální verzi. Prosím vložte ho do domluvené složky nebo odpovězte na tento e-mail. Pokud ho teď nemáte, domluvíme dočasnou variantu. Přístupy do aplikací prosím neposílejte jako hesla.
Když přístup selže, nejdřív porovnejte pozvanou adresu s účtem, kterým se Eva přihlásila. Potom prověřte sdílení konkrétního souboru a složky. O nové odeslání žádejte až tehdy, když původní dokument nelze zpřístupnit domluvenou cestou.
Kdy je předání hotové
Hotové je tehdy, když Eva vlastní odpovědnost za další práci, otevře potřebné podklady a potvrdí, že může začít domluvený první úkol. Zbývající dokument může přijít později, pokud první úkol neblokuje a má konkrétního dodavatele a termín. Podepsaná nabídka sama tuto kontrolu nenahrazuje.
Před sdílením reportu navíc ověřte, že klient nemá přístup k údajům jiných klientů. Skryté listy a chráněné buňky nejsou ochranou důvěrných dat. Pro oddělené klienty používejte oddělené soubory a přístupy.
Google návody jsme pro tuto stránku zkontrolovali 1. října 2026. Scénář studia a kontrolní tabulka jsou vlastní modelový příklad, nikoli popis provedeného zákaznického projektu. Postup využívá existující účty; případný firemní tarif, správu a práci lidí do ceny „zdarma“ nezahrnujeme.
Pro vlastní evidenci můžete použít také prázdnou tabulku.