Obnovení včerejší tabulky může vrátit poškozenou hodnotu a zároveň odstranit dnešní platnou práci. Když je chyba jen v několika buňkách, ponechte současný soubor a obnovte konkrétní hodnoty, které dokážete ověřit. Starší verzi použijte jako podklad; nenahrazujte jí hned celou tabulku.
Tento postup se hodí pro sdílený přehled projektů nebo provozních úkolů. Potřebujete člověka s oprávněním prohlížet historii a někoho, kdo rozhodne mezi rozpornými údaji. Pokud správnou hodnotu neznáte, označte nejistotu místo odhadu.
Pozastavte úpravy a uchovejte současný stav
Řekněte spolupracovníkům, kterou tabulku opravujete, a požádejte je o krátkou přestávku v úpravách. Určete člověka odpovědného za opravu. Pokud do souboru zapisuje formulář, import nebo automatizace, domluvte bezpečné pozastavení s jejím správcem. Neodpojujte ji bez znalosti dopadu.
Než změníte hodnoty, vytvořte kopii současné tabulky. Pojmenujte ji jednoznačně, například Přehled projektů — před obnovou — 6. října. Dodržte původní rozsah sdílení: pracovní kopie nemá být veřejná ani zpřístupnit klientské údaje dalším lidem.
Zaznamenejte dotčený list, sloupce a přibližný čas přepsání. Jestli chybu způsobil import nebo opakovaně použitý vzorec, vyřešte příčinu před obnovením zápisů. Jinak může stejný proces opravu znovu přepsat.
Vytvořte kopii starší verze
Návod Googlu k historii verzí popisuje prohlížení a kopírování starších verzí na počítači. K prohlížení historie potřebujete oprávnění upravovat soubor. Otevřete historii přes ovládání poslední úpravy, najděte verzi před poškozením a v nabídce dalších možností vytvořte kopii.
Vyberte verzi, která chybějící hodnotu skutečně obsahuje. Poslední verze před nahlášenou chybou je výchozí bod, nikoli důkaz správnosti všech údajů. Při porovnávání nechte tuto kopii oddělenou od používané tabulky.
Historie úprav konkrétní buňky může pomoci, ale není úplná: některé změny struktury, formátování nebo hodnot ovlivněných vzorci v ní nenajdete. Podle potřeby použijte historii souboru a původní pracovní podklad. Pokud potřebnou verzi nevidíte, obraťte se na vlastníka nebo editora. Obnovitelnost každého historického stavu nelze slíbit.
Porovnávejte záznamy podle identity
Řazení, vložení či smazání řádků může projekt přesunout. V obou kopiích porovnávejte stabilní identifikátor projektu nebo záznamu. Pokud tabulka spolehlivé ID nemá, použijte dostatek rozlišujících údajů a shodu potvrďte se správcem záznamu. Stejné jméno klienta může patřit několika zakázkám.
Fiktivní příklad obnovy:
| ID záznamu | Starší verze | Současná verze | Rozhodnutí |
|---|---|---|---|
| JOB-104 | Termín 15. října | Termín 5. října po nechtěném přepsání | Po potvrzení správcem projektu vrátit 15. října |
| JOB-105 | Rozpracováno | Dokončeno, s dnešním potvrzeným předáním | Ponechat současné dokončení |
| JOB-106 | Záznam neexistuje | Nová dnešní zakázka | Ponechat nový záznam |
| JOB-107 | Odpovídá Alex | Odpovídá Jordan | Zjistit aktuální odpovědnost; automaticky nepřepisovat |
Pouze u JOB-104 je obnova dohodnutá. Nahrazení celé tabulky starší verzí by odstranilo JOB-106 a vrátilo platnou změnu u JOB-105.
Veďte stručný záznam opravy
U každé poškozené položky zapište ID, pole, současnou hodnotu, navrženou obnovenou hodnotu, podklad a člověka odpovědného za rozhodnutí. Výsledek označte jako obnovit, ponechat současné nebo potřebuje potvrzení. Spolupracovníci tak dostanou srozumitelné vysvětlení bez porovnávání celých souborů.
Obnovujte pouze potvrzené buňky. Vzorce posuzujte odděleně od ručně zadaných hodnot: před kopírováním zkontrolujte zamýšlené odkazy a rozsah. Nevkládejte celé řádky, pokud byste tím přepsali novější poznámky, odkazy nebo změny stavů.
Před pokračováním výsledek ověřte
Zkontrolujte každé obnovené pole podle záznamu opravy. Potom ověřte, že zůstaly dnešní platné záznamy a aktualizace. Přepočítejte dotčené součty a hledejte chyby způsobené chybějícími odkazy nebo posunutými rozsahy.
Nejasné pracovní údaje nechte potvrdit odpovědným člověkem a poté obnovte běžné úpravy. Kopii před obnovou a záznam opravy uchovejte podle svých pravidel. Výsledek sdělte stručně: která pole jste obnovili, jaké novější změny jste zachovali a co zůstává nejisté.
Obnova celého souboru může být vhodná při rozsáhlém poškození, pokud nikdo nepotřebuje mezitím provedené změny. Je to samostatné rozhodnutí, na kterém se tým musí shodnout. U několika přepsaných buněk přináší zdokumentovaná cílená oprava přehlednější výsledek a méně práce s následnou rekonstrukcí.