Kdy vám tento návod pomůže
Hodí se vám, pokud řešíte některou z těchto situací:
- Na začátku každé zakázky posíláte klientovi několik dalších e-mailů s novými požadavky.
- Soubor už máte, ale kolega, který s ním bude pracovat, ho nemůže otevřít.
- Kvůli jedné chybějící položce stojí celý tým, i když některé úkoly mohou pokračovat.
Připravíte seznam podkladů s termíny a kontakty, kterým se ozvat. Rozlišíte nutné položky od těch, které počkají, a použijete vzor jedné souhrnné zprávy klientovi.
Co z toho získáte
Před začátkem zakázky budete vědět, které podklady a přístupy už máte, co chybí a koho o to požádat. Oddělíte věci nutné pro první úkol od těch, které mohou počkat.
Otevřít šablonu nebo nástroj ↓Co si připravit, než začnete
Otevřete přijatou nabídku a napište si první úkol, který má kolega udělat. Zeptejte se ho, jaké soubory a přístupy k tomu potřebuje. Z těchto odpovědí sestavíte seznam pro klienta.
Co použít a kolik to stojí
Checklist má odpovědět „můžeme začít první úkol?“. Použijte naši tabulku, pokud dosud nemáte projektový nástroj. V Trellu sledujte zakázku na kartě; pokud potřebujete odpovědného člověka a datum u každé položky checklistu, jde už o funkci Standard.
| Nástroj a kdy ho zvolit | Cena a podmínky |
|---|---|
| Google Sheets ↗ Položky, odpovědní lidé a termíny v jedné tabulce bez dalšího systému. | Bez dalšího předplatného, pokud už máte vhodný účet Google. Počítáme s vaším stávajícím účtem a úložištěm. Správu řádků a termínů dělá tým. Zdroj a podmínky |
| Trello Free ↗ Jedna karta na zakázku, člen karty a termín celé karty. | 0 USD · do 10 spolupracovníků a 10 nástěnek v jednom Workspace. Pro tento návod stačí karty s odpovědným člověkem a termínem. Klientské přístupy do limitu také započítejte. Zdroj a podmínky |
| Trello Standard ↗ Více dílčích položek s vlastními lidmi a termíny v checklistu. | 5 USD za uživatele/měsíc při roční platbě, nebo 6 USD měsíčně. Má vlastní pole a přiřazení lidí a termínů jednotlivým položkám checklistu. Hlídejte zpoplatnění hostů. Zdroj a podmínky |
Ceny a podmínky zkontrolovány 27. září 2026. Částky ponecháváme v měně dodavatele. Nabídka se může lišit podle země; před nákupem ověřte měnu, daň a délku závazku. Modelové rozpočty nezahrnují případnou daň.
Rozpočet pro tento úkol
Začněte tabulkou nebo Free. Tři placení uživatelé Trello Standard znamenají 180 USD/rok při roční platbě, nebo 18 USD/měsíc při měsíční. To je cena organizace úkolů, nikoli záruka, že klient dodá podklady včas.
Spočítat i vlastní čas a provoz →Připravte podklady pro první úkol
0 / 4Hotové kroky si můžete odškrtnout. Uloží se v tomto prohlížeči; pro nový průchod je smažte tlačítkem níže.
Žádost o chybějící podklady
Nahraďte údaje v hranatých závorkách a text upravte podle skutečné dohody. Tlačítkem vyberete celý text. Pak jej zkopírujte klávesovou zkratkou nebo nabídkou prohlížeče.
Šablona pro vlastní zakázku
CSV otevřete v Excelu nebo importujte do Google Sheets (Soubor → Importovat, oddělovač čárka, UTF-8). Pro každou zakázku vytvořte kopii. Začněte třemi položkami: rozsah práce, přístup k souborům a kontakt na klienta. Doplňte, kdo je dodá a do kdy; další řádky přidejte podle prvního úkolu.
Kolega, který bude na zakázce pracovat, musí potvrdit, že má vše potřebné pro první úkol. Počet odškrtnutých položek sám o sobě nestačí.
Zkuste si blokující výjimku
Jen modelová zakázka. Žádné údaje se neukládají. Otevření souboru musí příjemce ověřit ve svém účtu.
Nepřipraveno: chybí ověřený přístup.
Modelový příklad
V modelové ukázce má kolega část podkladů, ale nemůže otevřít soubor nutný pro první úkol. Kontakt pro pozdější schvalování ještě také chybí, ten však dnešní práci nebrání. Seznam proto odděluje, co je potřeba vyřešit hned a co může počkat.
Co si poznamenat
U každého podkladu napište, kdo ho dodá, do kdy a ke kterému úkolu ho potřebujete. Když se termín změní, oba hned uvidíte, kterou práci to ovlivní.
Na co dát pozor
Odkaz od klienta ještě nemusí znamenat funkční přístup. Soubor má otevřít člověk, který s ním bude pracovat, ze svého účtu. Hesla do checklistu nevkládejte.
Jak poznat, že to funguje
Podívejte se na první naplánovaný úkol. Jsou k němu skutečně dostupné všechny potřebné soubory a přístupy? Pokud ano, můžete začít s touto částí práce, i když některé pozdější podklady ještě chybějí.
Čím začít dnes
Pro první úkol vypište potřebné podklady a pošlete klientovi jednu souhrnnou žádost. Použijte vzor výše a vynechte věci, které už dodal.