Kdy vám tento návod pomůže
Hodí se vám, pokud řešíte některou z těchto situací:
- Poptávka přijde do společného e-mailu, ale nikdo neodpoví, protože každý čeká na někoho jiného.
- Klientovi odpovíte, čekáte na doplnění a po několika dnech už si na rozjednanou zakázku nevzpomenete.
- Zařizujete poptávky poprvé společně s kolegou nebo potřebujete zastoupit někoho, kdo je pryč.
V osmi krocích nastavíte jednoduchý postup od přijetí poptávky po její předání nebo uzavření. Dostanete prázdnou tabulku, vyplněnou ukázku a vzor první odpovědi. Samotnou nabídku a realizaci zakázky řeší navazující návody.
Začněte jednou společnou tabulkou
Pro začátek si vezměte naši prázdnou tabulku. U každé poptávky v ní bude zpráva od klienta, jméno člověka, který odpoví, a další domluvený krok. Pokud tabulku a e-mail už používáte, můžete tento postup nejdřív zavést v nich.
Stáhněte si i vyplněnou ukázku, pokud chcete nejprve vidět, jak záznam vypadá. Jde o modelová data, která si před použitím nahradíte vlastními.
Jak tabulku otevřít a sdílet s kolegy
CSV je soubor s tabulkovými údaji. V Google Tabulkách otevřete nový soubor a zvolte Soubor → Importovat → Nahrát. Vyberte stažené CSV a import potvrďte. Pokud se údaje nerozdělí do sloupců, vyberte jako oddělovač čárku.
Přes Sdílet pozvěte konkrétní kolegy, kteří budou poptávky zapisovat, a dejte jim právo upravovat. Ostatním stačí zobrazení. Přehled s kontakty klientů nezveřejňujte. V Excelu si při importu textu ověřte čárku a kódování UTF-8; tým pak pracuje se společným souborem, ne s přílohami rozeslanými e-mailem.
Jak to bude vypadat u jedné poptávky
Ukážeme si to na vymyšleném malém studiu. Klient mu napíše, že potřebuje nový web. Jana zprávu převezme a zjistí, že pro nabídku ještě potřebuje znát počet stránek. Klientovi odpoví a do přehledu zapíše poptávku EX-101.
V tabulce teď ostatní vidí: návrh webu řeší Jana, odpověď už poslala a 29. září zkontroluje, jestli klient doplnil informace. Nemusí se jí ptát ani posílat vlastní odpověď. Když Jana nebude v práci, kolega najde původní zprávu a může navázat.
- Kdo odpoví: Jana
- Jeden konkrétní člověk, který poptávku řeší.
- Stav: Čekáme na klienta
- Jana už odpověděla a potřebuje doplnit údaje pro nabídku.
- Další akce: Zkontrolovat odpověď klienta
- Úkol, ke kterému se Jana vrátí v uvedený den.
- Termín kontroly: 29. září
- Den kontroly poptávky, nikoli slíbený termín dodání webu.
Tentýž klient později poptá i školení. To řeší Petr pod číslem EX-102, s vlastním termínem a dalším úkolem. Odpověď k webu totiž nevyřešila otázku školení. Oba řádky najdete ve stažitelné ukázce.
Od příchozí zprávy k vyřízené poptávce: 8 kroků
0 / 8Hotové kroky si můžete odškrtnout. Uloží se v tomto prohlížeči; pro nový průchod je smažte tlačítkem níže.
První odpověď, která posune poptávku dál
Nahraďte údaje v hranatých závorkách a text upravte podle skutečné dohody. Tlačítkem vyberete celý text. Pak jej zkopírujte klávesovou zkratkou nebo nabídkou prohlížeče.
Co použít a kolik to stojí
Pokud dnes řešíte poptávky v e-mailu, ponechte ho a přidejte naši tabulku do Google Sheets nebo Excelu. Získáte přehled dalších kroků bez stěhování celé komunikace. CRM přidávejte, když potřebujete řídit i obchodní fáze více zakázek.
| Nástroj a kdy ho zvolit | Cena a podmínky |
|---|---|
| Google Sheets ↗ První volba pro tým, který potřebuje hlavně vidět nevyřízené odpovědi. | Bez dalšího předplatného, pokud už máte vhodný účet Google. Počítáme s vaším stávajícím účtem a úložištěm. Správu řádků a termínů dělá tým. Zdroj a podmínky |
| HubSpot Free ↗ Když jeden nebo dva lidé potřebují zároveň kontakty, obchody a úkoly. | 0 USD · nejvýše 2 uživatelé. Vhodné pro malý začátek s ručními úkoly. Tříčlenný tým nemůže počítat se třemi bezplatnými místy. Zdroj a podmínky |
Ceny a podmínky zkontrolovány 27. září 2026. Částky ponecháváme v měně dodavatele. Nabídka se může lišit podle země; před nákupem ověřte měnu, daň a délku závazku. Modelové rozpočty nezahrnují případnou daň.
Rozpočet pro tento úkol
Nové předplatné může stát 0 Kč, pokud tabulku i schránku už máte. Nákladem zůstává čas: modelově 20 poptávek × 3 minuty zápisu = 1 hodina měsíčně, bez času na samotnou odpověď. Vlastní objem a čas si upravte v kalkulačce.
Spočítat i vlastní čas a provoz →Co dělat, když se poptávka zasekne
Nevíte, kdo má odpovědět
Nečekejte, až se někdo přihlásí. Člověk, který třídí nové poptávky, domluví konkrétního kolegu a zapíše jeho jméno. Dokud se to nestane, poptávka zůstává při denní kontrole mezi nevyřízenými.
Kolega nedokáže otevřít e-mail
Samotný odkaz nemusí stačit, pokud vede do vaší osobní schránky. Zajistěte kolegovi přístup ke společné komunikaci nebo mu předejte konkrétní vlákno schváleným způsobem. Do tabulky nevkládejte heslo k e-mailu.
Poptávka je v přehledu dvakrát
Porovnejte obsah obou zpráv. Pokud jde o tutéž zakázku, ponechte jeden pracovní řádek a doplňte do něj odkazy na komunikaci. Pokud klient poptává dvě různé věci, ponechte dva řádky. Stejná e-mailová adresa sama o sobě nerozhoduje.
Pozná kolega, co má udělat dál?
Otevřete jednu rozjednanou poptávku společně s kolegou. Dokáže bez vašeho vysvětlování najít původní zprávu, poslední odpověď a další úkol s termínem? Pokud ano, přehled mu dává informace potřebné k převzetí práce. Pokud ne, doplňte právě tu chybějící informaci.
Začněte otevřenými poptávkami
Dnes do tabulky přeneste otevřené poptávky, kterým se opravdu potřebujete věnovat. U každé doplňte jméno a další termín. Staré uzavřené zprávy nemusíte přepisovat, abyste mohli začít.
Až budete znát zadání, pokračujte návodem, jak připravit a potvrdit nabídku. Po jejím přijetí si projděte, jak předat zakázku kolegovi.