Vyhraná zakázka ještě nemá plán práce
Obchodník označí nabídku jako přijatou. Kolega, který má dodat práci, pak hledá v poznámkách slíbený rozsah, termín a člověka, od kterého klient očekává odpověď. CRM říká, že obchod dopadl dobře. Neříká automaticky, zda je tým připravený dodat výsledek.
Rozdělte informace podle rozhodnutí, které podporují. CRM sleduje dohodu a obchodní vztah. Přehled zakázky sleduje provedení slíbené práce. Mohou být v jedné aplikaci, pokud v ní tento rozdíl zůstane čitelný. Dvě aplikace nepotřebujete jen proto, že existují dvě fáze.
K rozdělení použijte prázdnou mapu polí a předání a vyplněný modelový případ.
Nejdřív rozhodněte, kde se opravuje který údaj
Když zkopírujete klienta a rozsah do dalšího nástroje, vzniknou dvě místa, která mohou říkat něco jiného. Změna adresy v CRM nemusí změnit projekt. Přepsání termínu v projektu nemusí upravit dohodu s klientem. Potřebujete tedy určit místo, kde se každý údaj vede a opravuje.
| Údaj nebo otázka | Hlavní místo | Co předat dál |
|---|---|---|
| Kontakt a obchodní komunikace | CRM | Odkaz na klienta a relevantní zprávu |
| Přijatý rozsah a cena | Potvrzená nabídka či dohoda navázaná na CRM | Odkaz na určitou verzi a její potvrzení |
| Úkoly, jejich provedení a překážky | Přehled zakázky | Stav pro člověka, který komunikuje s klientem |
| Změna slíbeného rozsahu | Nové rozhodnutí s klientem | Potvrzená změna pro plán práce |
| Vystavení a zaplacení faktury | Fakturační evidence | Stav a odkaz, nikoli druhá účetní evidence |
Přehled zakázky může obsahovat stručný provozní souhrn rozsahu. U souhrnu zachovejte odkaz na přijatou verzi a datum jeho aktualizace. Pokud si oba odporují, práci dotčenou rozdílem pozastavte a zjistěte, co platí.
Vyberte nejmenší nástroj, který udrží odpovědnost
Jeden člověk s několika krátkými zakázkami může vést dodání ve stávajících úkolech a připojené tabulce. Samostatná projektová evidence začíná být užitečná, když práci přebírá další kolega, existují závislosti nebo více souběžných termínů.
Pipedrive rozlišuje obchodní případy a projekty: projekt může souviset s obchodem a sledovat práci i před jeho uzavřením. Dostupnost Projects závisí na plánu; podle aktuální dokumentace jsou součástí Premium a vyšších plánů, u Growth a nižších jde o placený doplněk. Ověřte cenu pro skutečné uživatele před výběrem. Nemá smysl platit za doplněk jen kvůli kopii obchodní nástěnky.
Pokud tým používá jiný nástroj na práci, začněte ručním odkazem mezi CRM a projektem. Obousměrné propojení přidává pravidla pro změny, opravy a údržbu. Nejdřív musí být jasné, co se má přenášet.
Předání dokončí člověk, který práci převezme
Modelový příklad: obchod D-042 se týká návrhu nové stránky. Přijatá nabídka v2 obsahuje dvě kola připomínek a dodání 23. října. Vznikne projekt P-042 s vazbou na D-042. Petra přebírá realizaci a ověří, že má použitelné podklady, potvrzený rozsah, termín a kontaktní osobu.
V Pipedrive lze podle postupu pro Projects po uzavření obchodu zvolit Mark as won and create a project. Nastavte název, vlastníka, termíny a vazby. Pro jiný nástroj vytvořte projekt ručně a uložte odkazy na obou stranách. Přijetí předání zaznamenejte až po kontrole Petrou; vytvoření projektu samo tuto kontrolu nedělá.
Nepřenášejte do realizace automaticky všechny obchodní poznámky. Předávejte informace potřebné k dodání a přístupy omezte podle rolí. Chybějící podklad má konkrétního člověka a další krok; zelený obchodní stav ho nenahradí.
V nástroji, který už používáte, založte jednu projektovou kartu nebo jeden řádek společného přehledu. Vyplňte ID projektu a obchodu, odkaz na přijatou nabídku i potvrzení klienta, stručný rozsah, odpovědného realizátora, první úkol, termín a stav „čeká na převzetí“. Petra otevře odkazy svým pracovním účtem. Teprve když potvrdí použitelné podklady a kapacitu pro první úkol, doplňte datum převzetí a změňte stav na „převzato“. Při chybějícím přístupu zůstane stav „čeká“; zapište, kdo přístup zajistí a do kdy.
Máte-li dlouhé obchodní vlákno, AI agent na předání zakázky může připravit souhrn. Předáte mu konkrétní přijatou verzi a podklady; jeho návrh nenahrazuje Petřino převzetí. Automatické založení projektu má smysl až po ověření tohoto ručního postupu a kontroly opakovaného vstupu.
Co udělat s novou prací a změnou rozsahu
Další zakázka stejného klienta dostane vlastní označení. Shodný e-mail neznamená shodnou práci. U opakovaného pokusu o předání naopak nejdřív hledejte projekt navázaný na původní obchod, aby nevznikl druhý.
Změní-li klient zadání, zapište návrh změny, dopad na termín a cenu a její potvrzení. Teprve pak upravte příslušnou práci. Dřívější přijatou nabídku zachovejte dohledatelnou. Postup od dohody ke startu pomůže ověřit samotnou připravenost.
Rozdělení vyzkoušejte na jedné modelové zakázce: kolega musí najít platný rozsah a začít první úkol bez prohledávání celé obchodní historie. Pokud to nedokáže, opravte předání. Nová aplikace by pouze přenesla stejnou mezeru jinam.
Dokumentace zkontrolována 10. října 2026. Pole a příklad jsou původní návrh; nejde o tvrzení o zavedení v konkrétním týmu.