Tento týden přijmete zakázku, část vyfakturujete a dorazí menší platba. Která částka patří do týdenního přehledu? Užitečné mohou být všechny tři, ale odpovídají na různé otázky. Společný neurčitý název skrývá, jestli je práce dohodnutá, vyfakturovaná, nebo zaplacená.
Připravte malý provozní přehled se třemi jasně pojmenovanými částmi. U každé částky ponechte podklad a měnu. Jde o porozumění práci týmu a příchozím platbám, ne o náhradu účetních či daňových pravidel.
Určete význam každého čísla
Přijaté zakázky představují hodnotu skutečně přijaté práce podle dohodnutého pravidla týmu. Nepřijatá nabídka do tohoto čísla nepatří. Při změně rozsahu zaznamenejte dohodnutou úpravu místo tichého nahrazení původní hodnoty.
Vystavené faktury jsou faktury vystavené v období podle zvolené provozní definice. Uchovejte identifikátory faktur a dohledatelné úpravy. Vystavená faktura neznamená peníze na účtu.
Přijaté peníze jsou skutečné platby doložené příslušnými transakcemi. Ponechte datum přijetí a měnu. Dobropis nebo jiná nepeněžní úprava může snížit nezaplacenou část faktury, aniž by přišla další platba.
Použijte stejný okamžik uzavření přehledu a vysvětlete, které datum vybírá položky v jednotlivých částech. Přijetí zakázky, vystavení faktury a přijetí platby mohou spadat do různých týdnů. Je to skutečný rozdíl, ne důvod vynucovat stejné součty.
Projděte jednu fiktivní zakázku
Příklad používá jedinou měnu a kvůli přehledné provozní aritmetice nezahrnuje daň. Před použitím upravte definice podle svých skutečných dokladů.
| Záznam | Částka | Co dokládá |
|---|---|---|
| Přijatá zakázka JOB-021 | 1 200 | Dohodnutou práci |
| Vystavená faktura INV-041 | 800 | Částku vyúčtovanou touto fakturou |
| Přiřazená platba PAY-009 | 300 | Přijaté peníze k INV-041 |
| Dobropis CR-003 k INV-041 | 100 | Nepeněžní snížení této faktury |
Pro tyto záznamy přehled ukáže přijatou práci 1 200, vystavenou fakturu 800 a přijaté peníze 300. Zbývající část faktury je 800 − 300 − 100 = 400. Dobropis sníží tento zůstatek; nezmění přijaté peníze na 400.
Hodnotu zakázky a faktury také nesčítejte na 2 000. Popisují související fáze téže práce. Zbývající hodnota zakázky není automaticky faktura po splatnosti.
Před součtem propojte záznamy
Dohody, faktury a platby veďte v samostatných řádcích propojených stabilním ID zakázky a faktury. U platby za více faktur zaznamenejte skutečné přiřazení. Nepřiřazenou platbu zobrazte jako výjimku, ne jako částku automaticky přiřazenou prvnímu shodnému jménu klienta.
Potřebná pole:
- Dohoda: ID zakázky, datum přijetí, dohodnutá hodnota, měna a odkaz na podklad.
- Faktura: ID faktury, ID zakázky, datum vystavení, částka, měna a podklad.
- Platba nebo úprava: ID transakce, datum, typ, částka, měna, přiřazení k faktuře a podklad.
Platbu a dobropis označujte různými typy. Před přidáním dalšího řádku zkontrolujte duplicitní ID transakce. Při vrácení platby nebo storno úpravě ponechte propojenou historii a postupujte podle své definice reportu. Neodstraňujte záznam jen proto, že komplikuje součet.
Výjimky nechte viditelné
Částky v různých měnách nesčítejte do jednoho neoznačeného čísla. Zobrazte je odděleně nebo použijte zdokumentovaný přepočet s datem a podkladem kurzu. Nemíchejte bez vysvětlení částky s daní a bez daně, datum faktury a platby ani navrženou a přijatou práci.
Veďte krátký seznam chybějících podkladů, sporných přiřazení, rozdílných měn a nevysvětlených zůstatků. Viditelná nevyřešená platba je užitečnější než úhledný součet postavený na odhadu.
Sdílejte přehled, který lze zkontrolovat
Tři čísla uveďte s definicí, obdobím, měnou a odkazy na podklady. Zůstatek faktury kontrolujte odděleně od přijatých peněz. Než přehled rozšíříte na celý tým, projděte případ s částečnou platbou a dobropisem.
Potom bude jasnější, zda potřebujete více přijaté práce, včasnější fakturaci, nebo inkaso vystavených faktur. Jsou to různé kroky. Oddělená čísla pomohou vybrat správný krok bez záměny jedné fáze za jinou.