Práci jste odevzdali, ale peníze na účtu ještě nejsou. Nejdřív je potřeba vystavit správnou fakturu, pohlídat splatnost a poznat, jestli klient zaplatil celou částku. Sestavíme přehled, díky kterému uvidíte, které zakázky čekají na fakturaci a které faktury na úhradu.
Chill&AutomateAktualizováno 27. září 2026
rozmotat → pokračovat
✓
Kdy vám tento návod pomůže
Hodí se vám, pokud řešíte některou z těchto situací:
Hotová zakázka zůstane bez faktury, protože není jasné, kdo ji má vystavit.
Faktura je po splatnosti, ale kolegové nevědí, zda už se klientovi někdo připomněl.
Klient zaplatí jen část nebo žádá odklad a běžná automatická upomínka by neseděla.
Propojíte zakázku s fakturou a záznamem přijaté platby. Dostanete přehled stavů a upravitelnou připomínku; před jejím odesláním zkontrolujete zbývající částku i poslední domluvu. Účetní a daňové otázky tento pracovní přehled neposuzuje.
Jak na to
Udržte oddělené tři skutečnosti: práce byla předána, vznikl podklad k fakturaci a peníze dorazily. Propojte je přes zakázku a číslo dokladu. Upomínku připravujte až po kontrole zůstatku, případné reklamace a poslední komunikace.
Hotové kroky si můžete odškrtnout. Uloží se v tomto prohlížeči; pro nový průchod je smažte tlačítkem níže.
Věcná připomínka nezaplacené částky
Nahraďte údaje v hranatých závorkách a text upravte podle skutečné dohody. Tlačítkem vyberete celý text. Pak jej zkopírujte klávesovou zkratkou nebo nabídkou prohlížeče.
Z předání udělejte podklad k fakturaci
Přidejte odkaz na dohodnutou etapu, důkaz předání a schválení fakturačního podkladu. Odpovědná osoba podle skutečné dohody posoudí, zda lze vystavit doklad. Přijatá záloha, změna rozsahu nebo pozastavená část práce musí být vidět dřív, než někdo částku zkopíruje.
Daňový doklad vystavujte ve svém účetním nebo fakturačním systému. Kontrolní list nenahrazuje fakturu ani účetní knihu. Stačí v něm číslo dokladu, měna, odkaz, splatnost a osoba, která hlídá další krok.
Úhrada vyžaduje shodu
Srovnejte odkaz na platbu, částku, měnu a zákazníka s konkrétním dokladem. Stejná částka může patřit jiné faktuře. Částečnou úhradu držte odděleně od plné; rozdíl neuzavírejte automaticky jako zaplacený. U nejasnosti určete vlastníka párování a ponechte zůstatek k ověření.
Před připomenutím znovu zkontrolujte aktuální stav v účetním systému: nová platba, dobropis, spor nebo změna příjemce mohou původní plán zneplatnit. Při nejistém doručení zprávy nejprve hledejte odeslaný výsledek a až potom rozhodněte o opakování.
Věcná zpráva o konkrétním dokladu
Návrh zprávy: „Dobrý den, u faktury [číslo] se splatností [datum] evidujeme podle kontroly z [čas] neuhrazený zůstatek [částka, měna]. Pokud už platba odešla nebo je potřeba něco dořešit, dejte nám prosím vědět.“ Před odesláním doplňte skutečné údaje. Poplatky, sankce ani právní kroky nepřidávejte bez odpovídajícího podkladu.
Vyplněná ukázka
Modelový příklad pro vysvětlení postupu; nejde o záznam skutečného klienta.
Modelově: doklad je na 1 000 jednotek měny, přijatá platba na 600. Po ověření shody zbývá 400, nikoli nová faktura na 1 000. Klient ale současně rozporuje část dodávky, takže vlastník pozastaví připomenutí a vyřeší spor. Tento příklad ilustruje stavový postup, nikoli účetní zápis.
Zakázka, etapa a důkaz předání
JOB-01; schválená etapa návrhu webu; předání uložené u zakázky.
Schválení fakturačního podkladu
Jana schválila fakturační podklad podle dohody; následný spor zůstává samostatně otevřený.
Doklad, měna, částka a splatnost
Modelový doklad EX-01: 1 000 Kč, splatnost 25. 9. 2026. Údaje slouží jen pro ukázku kontroly stavu.
Platba, odkaz na shodu a ověřený zůstatek
Platba 600 Kč potvrzena proti EX-01; zbývá 400 Kč ve stejné měně. Odkaz na bankovní položku je v účetním systému.
Spor / dobropis / důvod pozastavení
Klient rozporuje část dodávky; připomenutí je pozastavené.
Poslední kontrola a odpovědný vlastník
Jana, 28. 9. v 10:00: zkontrolována platba, měna a zpráva o sporu.
Další akce a odkaz na zprávu
Neodesílat upomínku. Jana vyjasní spornou část do 29. 9.; potom znovu ověří doklad a zůstatek. Pouhé vyřešení sporu ještě neprokazuje úhradu.
Vezměte si pracovní list
Kontrolní list od předání přes fakturaci k ověřené úhradě a návrh připomenutí.
Rozbalte čistou šablonu níže, označte její text a vložte jej do svého dokumentu. Hranaté závorky nahraďte vlastními údaji; postupujte podle vyplněné ukázky výše. Každá zakázka potřebuje vlastní kopii. Text si můžete také stáhnout. Bez registrace.
Přehled zakázek používejte pro informaci „můžeme fakturovat“, fakturační nástroj pro doklad a úhradu. Pro český začátek zvažte Fakturoid. Automatické upomínky zapínejte až u faktur, kde lze spolehlivě poznat platbu, částečnou úhradu a pozastavené vymáhání.
Ceny a podmínky zkontrolovány 27. září 2026. Částky ponecháváme v měně dodavatele. Nabídka se může lišit podle země; před nákupem ověřte měnu, daň a délku závazku. Modelové rozpočty nezahrnují případnou daň.
Rozpočet pro tento úkol
U Fakturoidu Free je limitem pět různých odběratelů, nikoli pět faktur. Na každý den při měsíční platbě vychází na 231 Kč bez DPH; se dvěma dalšími uživateli 429 Kč bez DPH měsíčně. Poplatky banky a platební brány, pokud je používáte, počítejte zvlášť.
Propojte zakázku, vystavenou fakturu a dohledanou platbu. Do přehledu patří i zbývající částka a jméno člověka, který řeší další kontakt s klientem.
Na co dát pozor
Potvrzení „platbu jsme odeslali“ není přijatá platba na vašem účtu. Před označením „uhrazeno“ dohledávejte skutečný příjem a správnou fakturu; u částečné úhrady zůstává částka k doplacení.
✓
Jak poznat, že to funguje
U jedné zakázky projděte, co bylo předáno, co se fakturovalo a kolik dorazilo. Každou částku musí jít dohledat ve skutečném dokladu nebo platbě.
Čím začít dnes
Vyberte hotové zakázky a doplňte k nim faktury a známé úhrady. Nejasné platby nejdřív dohledávejte; klientům se připomínejte až podle zkontrolovaného zůstatku.