Pošlete nabídku nebo doplňující otázku a klient se neozve. Chcete se připomenout, ale nechcete na to zapomenout ani poslat zprávu ve chvíli, kdy už klient odpověděl kolegovi. Nastavíme jednoduché připomenutí a pravidlo, podle kterého se před každým odesláním podíváte na aktuální domluvu.
Chill&AutomateAktualizováno 27. září 2026
rozmotat → pokračovat
✓
Kdy vám tento návod pomůže
Hodí se vám, pokud řešíte některou z těchto situací:
Rozjednané nabídky zůstávají bez odpovědi a nikdo se k nim nevrací.
Na stejnou nabídku se připomenete vy i kolega.
Chcete si připomínání usnadnit, ale klient někdy odpoví telefonem nebo požádá o více času.
Určíte, kdo se klientovi ozve a kdy má zkontrolovat stav. Získáte upravitelný vzor zprávy a postup pro odpověď, odmítnutí i odklad. Začneme připomínkou pro člověka; automatické odesílání má další podmínky.
Jak na to
Začněte připomínkou pro člověka, který si s klientem píše. Těsně před odpovědí otevře aktuální vlákno, zkontroluje reakci a teprve potom odešle zprávu. Samotné uplynutí tří dnů není důvod k automatickému odeslání.
Hotové kroky si můžete odškrtnout. Uloží se v tomto prohlížeči; pro nový průchod je smažte tlačítkem níže.
Krátké připomenutí nabídky
Nahraďte údaje v hranatých závorkách a text upravte podle skutečné dohody. Tlačítkem vyberete celý text. Pak jej zkopírujte klávesovou zkratkou nebo nabídkou prohlížeče.
Oddělte připomínku od odeslání
U poptávky držte vlastníka, poslední příchozí a odchozí zprávu, datum další kontroly a důvod zastavení. Připomínka znamená „zkontrolovat a rozhodnout“, nikoli „poslat za všech okolností“. Pokud vlastník chybí, přebírá ji konkrétní zástupce; dvěma lidem nerozdávejte stejný úkol k odeslání.
Odpověď, odmítnutí, žádost o nekontaktování nebo ruční převzetí zastaví původní plán. Další termín určete podle nové situace. Pravidlo pro poptávky nepoužívejte automaticky pro marketingové kampaně nebo upomínky faktur; ty mají jiný účel a podmínky.
Zpráva, která posune rozhodnutí
Připomeňte jedinou otevřenou otázku a nabídněte snadnou odpověď. Například: „Navazuji na návrh úprav webu. Potřebujeme ještě potvrdit, zda začínáme katalogem, nebo rezervacemi. Co z toho je teď důležitější? Pokud se termín posunul, stačí mi vědět.“ Text upravte podle skutečné domluvy; nevytvářejte falešný termín ani naléhavost.
Automatizace musí znovu číst aktuální stav
Naplánovaný krok může pracovat se starými údaji. Před odesláním proto znovu načtěte konverzaci a kontrolujte stav zastavení. Udržte jedinou frontu odesílání. Pokud se ztratí odpověď na požadavek „odeslat“, nejprve ověřte odeslanou poštu; slepé opakování může doručit zprávu dvakrát.
HubSpot popisuje automatické vyřazování ze sekvencí při odpovědi, ale také výjimky a nastavení. Konkrétní sekvenci proto projděte s odpovědí, reakcí mimo e-mail a opětovným zařazením. Dokumentované pravidlo neznamená, že libovolná kombinace vašich nástrojů zachytí každý stop signál.
Vyplněná ukázka
Modelový příklad pro vysvětlení postupu; nejde o záznam skutečného klienta.
Modelově: kontrola je naplánovaná na čtvrtek 10:00. Klient v 9:58 odpoví a žádá týden odkladu. Vlastník otevře vlákno, zruší původní připomínku a zapíše novou domluvu. Když kolega současně klikne na připomínku, uvidí zastavený stav a nic dalšího neodešle.
Konverzace a vlastník
Vlákno k JOB-01; Jana odpovídá, Petr ji zastupuje pouze po předání.
Poslední příchozí / odchozí zpráva
Odeslaná nabídka v pondělí 28. 9.; klient ve čtvrtek 1. 10. v 9:58 požádal o odklad do úterý.
Termín kontroly, časové pásmo a zástupce
Původní kontrola: čtvrtek 10:00, Europe/Prague. Nová: úterý 6. 10. v 10:00. Zástupce Petr vidí změnu.
Stav: čeká / kontrola / zastaveno / odesláno
Zastaveno — klient odpověděl. Úterní kontrola je nový úkol, nikoli naplánované automatické odeslání.
Důvod zastavení nebo odkaz na odeslanou zprávu
Důvod: žádost o odklad v aktuálním vlákně. Ve čtvrtek neodešla žádná nová připomínka.
Otevřená otázka a návrh zprávy
Otevřená otázka: vyhovuje rozsah nabídky? Návrh pro případ, že v úterý stále chybí odpověď: „Dobrý den, vracím se podle domluvy k nabídce JOB-01. Vyhovuje vám navržený rozsah, nebo potřebujete něco upravit?“ Před použitím znovu zkontrolovat vlákno.
Vezměte si pracovní list
Pravidlo pro follow-up, záznam kontroly a upravitelný text připomenutí.
Rozbalte čistou šablonu níže, označte její text a vložte jej do svého dokumentu. Hranaté závorky nahraďte vlastními údaji; postupujte podle vyplněné ukázky výše. Každá zakázka potřebuje vlastní kopii. Text si můžete také stáhnout. Bez registrace.
Začněte připomínkou pro člověka, který před odesláním přečte aktuální konverzaci. V Gmailu použijte Tasks, v existujícím CRM aktivitu. Získáte termín dalšího kontaktu, aniž by automat poslal zprávu po odmítnutí nebo úhradě.
Ceny a podmínky zkontrolovány 27. září 2026. Částky ponecháváme v měně dodavatele. Nabídka se může lišit podle země; před nákupem ověřte měnu, daň a délku závazku. Modelové rozpočty nezahrnují případnou daň.
Rozpočet pro tento úkol
Kvůli připomínce nekupujte CRM. Se stávající schránkou a úkolem nevzniká nové předplatné. Placená sekvence má smysl až u opakovaného objemu a po nastavení, kdy se zastaví; cenou tarifu nekončí čas na kontrolu odpovědí.
U nabídky si ponechte poslední komunikaci, člověka, který se ozve, a datum další kontroly. Pokud klient požádá o odklad, napište novou domluvu na stejné místo.
Na co dát pozor
Klient může odpovědět telefonem nebo jinému kolegovi. Před odesláním připomenutí se podívejte i na poznámky k zakázce; samotné ticho v jednom e-mailovém vlákně nemusí znamenat, že neodpověděl.
✓
Jak poznat, že to funguje
U domluveného odkladu má být stará připomínka zrušená a nový termín viditelný pro zástupce. Pokud někdo otevře starý úkol, musí poznat, že zprávu už posílat nemá.
Čím začít dnes
Vyberte jednu nabídku, na kterou čekáte, a nastavte si termín kontroly. Připravený vzor upravte až po přečtení poslední komunikace.