„Ještě jednu stránku“ potřebuje vlastní rozhodnutí
Zakázka je rozpracovaná a klient požádá o další stránku. Samotný požadavek je jasný, ale nikdo nepotvrdí, zda mění cenu, posouvá dodání, nebo nahrazuje část původního zadání. Tým začne pracovat a rozdíl řeší až při předání.
Novou práci nejdřív popište jako změnu vůči původní dohodě. Rozhodnutí o jejím provedení oddělte od pouhého přijetí zprávy. Původní rozsah uchovejte; přepisem dokumentu se ztrácí možnost rozpoznat, co přibylo.
Pomůže záznam změny a odpověď klientovi s vyplněným smyšleným příkladem. Jde o provozní pomůcku pro konkrétní dohodu, nikoli univerzální smluvní dodatek.
Porovnejte požadavek s potvrzeným rozsahem
Otevřete přijatou nabídku a uveďte její verzi. Změnu popište tak, aby jí rozuměl člověk mimo poslední telefonát: „Přidat stránku Kontakt se samostatným formulářem“ je použitelnější než „dodělat web“.
Určete, zda jde o vysvětlení již domluveného výstupu, opravu nesplněného požadavku, nebo nový požadavek. Neoznačujte každou připomínku automaticky jako placenou práci. Stejně tak nevkládejte novou funkcionalitu do původního rozsahu jen proto, že vypadá malá.
Pokud si nejste jistí, položte konkrétní otázku a ponechte změnu otevřenou. Pro rozlišení přijaté nabídky navazuje přijetí nabídky.
Ukažte důsledky v jedné odpovědi
Před rozhodnutím doplňte dopad na výstup, cenu, datum a potřebné podklady. U ceny napište, zda jde o odhad, pevný příplatek nebo práci podle sazby. U termínu rozlište potvrzené datum od možnosti podmíněné kapacitou.
Ve smyšleném modelu klient požádal o kontaktní stránku. Studio nabízí dvě varianty: ponechat původní rozsah a termín, nebo přidat stránku a posunout dodání. Částka 6 000 Kč je pouze zvolený modelový příplatek, nikoli tržní odhad.
Kontaktní stránka není součástí nabídky WEB-014 v2. Můžeme ji přidat za pevný příplatek 6 000 Kč podle stejného daňového režimu jako původní nabídka; dodání se posune na 16. října, pokud podklady dorazí do 12. října. Pokud chcete zachovat původní termín, ponecháme původní rozsah. Potvrďte prosím zvolenou variantu.
Znění a daňové údaje přizpůsobte své skutečné dohodě. Když zatím neznáte kapacitu, neposílejte smyšlené nové datum; sdělte, kdy dopad ověříte.
Potvrzení spojte s určitou změnou
Dejte změně identifikátor, například WEB-014 / Z-02. Uchovejte odeslanou podobu, odpověď klienta a interní rozhodnutí o kapacitě. Obecné „super“ při hovoru o více možnostech může vyžadovat doplnění.
Než pokračujete, ověřte, že rozhodnutí učinil člověk, který může za klienta změnu potvrdit podle vaší dohody. Potřebný způsob souhlasu nebo podpisu závisí na konkrétních podmínkách; šablona ho neurčuje. Nejasná odpověď zůstává k dořešení.
Uveďte datum, od kterého se nový rozsah používá. Stará nabídka a předchozí změny zůstávají v historii.
Přepište plán až podle výsledku
Po potvrzení upravte úkoly, termíny a komerční evidenci tak, aby všechny ukazovaly na stejnou změnu. Změnu předáte i člověku, který provádí práci. Založený úkol sám nenahrazuje klientské rozhodnutí.
Pokud klient změnu odmítne, pokračujte podle potvrzeného původního rozsahu. Pokud práce navíc již začala, zapište skutečnost a dohodněte další postup; nepřepisujte minulost na údajný dřívější souhlas.
Na jedné smyšlené zakázce zkuste přijetí, odmítnutí i odpověď s podmínkou. V každé variantě musí být jasné, co tým provede a z jakého rozhodnutí vychází. Teprve opakující se administrativní kroky mají smysl automatizovat. Po dokončení pokračujte od dodání k zaplacení.
Stejný požadavek může skončit třemi způsoby
Přijetí Z-02: Jana výslovně potvrzuje kontaktní stránku, modelový příplatek a podmíněný termín. Martina ověří kapacitu a zapíše odkaz na rozhodnutí do úkolů. Odmítnutí: Jana chce původní cenu a termín; Z-02 se označí odmítnutá a tým dělá původní rozsah. Podmíněná odpověď „ano, ale bez posunu termínu“ nepotvrzuje předloženou variantu: Z-02 zůstává otevřená, Martina do domluveného data ověří možnosti a vyžádá nové rozhodnutí. Pokud podklady nepřijdou do 12. října, znovu se ověří datum; 16. říjen se neslibuje bez splněné podmínky.