Dva kontakty, dvě různé historie
V CRM najdete dvě Jany Novákové. Jedna karta vznikla z formuláře, druhou přidal kolega po telefonu. První obsahuje aktuální poptávku, druhá poznámky a starší zakázku. Smazáním prázdněji vypadající karty můžete odstranit právě spojení, které budete příští týden potřebovat.
Začněte kontrolou dvojice, nikoli hromadným mazáním. Stejný člověk může mít více zakázek; různí lidé mohou sdílet firemní e-mail. Cílem je jedna srozumitelná historie ověřeného kontaktu, ve které zůstávají jednotlivé zakázky rozlišitelné.
Použijte kontrolní záznam a vyplněný smyšlený příklad. Šablonu si zkopírujte do dokumentu nebo doplňte ke kontaktu v CRM.
Nejdřív ověřte, že jde o stejného člověka
Porovnejte jméno, organizaci, kontaktní údaje a původ záznamů. Když firma používá info@, shoda adresy neprokazuje totožnost. Ani jiné telefonní číslo automaticky neznamená jiného člověka: může jít o změnu nebo o soukromý a pracovní kontakt. Nejasnost ponechte k ručnímu dořešení.
Pipedrive podle dokumentace o vyhledávání duplicit hledá u osob stejné jméno spolu se shodou telefonu, e-mailu nebo organizace. Výsledek berte jako kandidáta ke kontrole. Není to potvrzení totožnosti.
Ve smyšleném příkladu patří obě karty Janě z jednoho studia; původní komunikace potvrzuje změnu jejího čísla. Druhou poptávku stejné Jany ale ponecháme jako samostatnou zakázku.
Rozhodněte, co má zůstat
Před sloučením si poznamenejte ID obou kontaktů, původní údaje a konfliktní pole. Určete hlavní kontakt, správného vlastníka a aktuální telefon či adresu. Zvlášť zkontrolujte obchodní případy, úkoly, poznámky, soubory a případná omezení komunikace. Neodvozujte svolení k marketingu z toho, že druhý záznam nějaké pole nemá.
V Pipedrive Merge Duplicates má při konfliktu přednost hlavní kontakt. Nápověda také uvádí, že sloučené kontakty nelze následně rozpojit. Náhled proto projděte před potvrzením; export důležitých údajů není automatická záruka úplné obnovy vazeb.
Pokud nevidíte celou historii, požádejte člověka s potřebným přístupem o kontrolu. Rozdíl v oprávnění nesmí vypadat jako prázdná karta.
Proveďte kontrolované sloučení v Pipedrive
Otevřete Tools and apps → Merge Duplicates účtem s příslušným oprávněním a dostatečnou viditelností. Vyberte pouze dvojici, jejíž identitu jste ověřili. Určete hlavní záznam a před Preview vyřešte konflikty podle svého kontrolního seznamu.
V našem modelu má zůstat C-014, ale aktuální telefon je v C-031. Nejdřív uchovejte původní hodnoty do kontrolního záznamu a ověřený aktuální telefon zapište do C-014. Stejně zachovejte omezení newsletteru. Náhled pak musí ukazovat aktuální telefon, správnou adresu a omezení; samotná volba C-014 je nezaručí. Pokud náhled nesedí, zvolte Back, opravte podklady a znovu ho projděte. Merge potvrďte až po shodě. Sloučení nelze rozpojit.
Sloučení dokončete kontrolou návazností
Po potvrzení otevřete výsledný kontakt a porovnejte ho se záznamem kontroly. Najdete obě zakázky? Zůstala poslední poznámka i příští domluvený krok? Má další úkol konkrétního člověka a datum? Zkontrolujte také systémy, které si uchovávají původní CRM ID. Sloučení v jedné aplikaci samo neopravuje jejich odkazy.
Do záznamu doplňte výsledné ID, kdo rozhodl, kdy změnu provedl a co po ní ověřil. Při chybě pozastavte další úklid a zachovejte původní podklady pro správce nebo podporu. Neřešte ji dalším neověřeným sloučením.
Zastavte příčinu opakování
Když každý týden vzniká stejná dvojice, projděte vstupní formulář, ruční založení a synchronizaci. Domluvte pravidlo „vyhledat kontakt před založením“ a přidávejte stabilní zdrojové ID, kde to váš nástroj umožňuje. Odlišujte kontakt, konkrétní poptávku a zprávu; nový dotaz stávajícího klienta nemusí být nový kontakt.
Začněte několika dvojicemi s jasnou identitou. Nevyřešené páry ponechte označené s vlastníkem a dalším krokem. Pokud teprve volíte prostředí, navazuje Pipedrive, nebo HubSpot.
Dokumentace ověřena 10. října 2026. Popsaný postup je doporučený provozní model, nikoli zkouška v konkrétním CRM účtu.