Sdílená schránka, tabulka, nebo CRM?

Kdy vám tento návod pomůže

Hodí se vám, pokud řešíte některou z těchto situací:

Kolega nevidí, co jste klientovi napsali, a musí se vás pokaždé ptát.
Konverzace dohledáte, ale nevíte, komu se dnes ozvat a které nabídky stále čekají na rozhodnutí.
Zvažujete placené CRM a chcete nejdřív vědět, jestli využijete něco navíc oproti tabulce.

Níže si porovnáte tři způsoby práce a odpovíte na několik otázek o svém týmu. Výsledek vám doporučí další krok, vysvětlí jeho omezení a odkáže na nástroje i ceny.

Co z toho získáte

Zjistíte, zda vám stačí současný e-mail, zda potřebujete sdílenou schránku s přehledem úkolů, nebo už využijete CRM. Rozhodovací pomůcka níže vysvětlí doporučení i to, co vám vybraná varianta nevyřeší.

Otevřít šablonu nebo nástroj ↓

Co si připravit, než začnete

Vezměte jednu poslední poptávku a zjistěte, kdo ji viděl, kdo odpověděl a kdo dnes zná další krok. Podle tohoto konkrétního případu vyplňte otázky níže.

Vyberte si způsob evidence

Podmínky před nákupem
Situace	Další krok
Jeden člověk, žádné předání	Ponechat současný postup
Více odpovědí, jasný vlastník	Zkusit sdílenou schránku
Předání rozsahu zakázky	Přidat sdílenou tabulku a ověřit přístup
Obchodní fáze a historie více zakázek	Posoudit CRM a náklady na správu
Neznámá oprávnění či správa	Nejdřív zjistit, kdo má přístup a kdo se o systém postará

Odpovězte podle toho, jak váš tým vyřizuje poptávky. Dostanete doporučení, zda stačí e-mail, pomůže tabulka, nebo je čas vybírat CRM.

Co použít a kolik to stojí

Schránka řeší společné odpovídání, tabulka další kroky a CRM dlouhodobou historii obchodů. Vyberte podle práce, která vám dnes chybí. Pokud tabulku pravidelně nikdo neudržuje, samotný nákup CRM tuto mezeru nevyřeší.

Možnosti pro tento postup
Nástroj a kdy ho zvolit	Cena a podmínky
Microsoft 365 · shared mailbox ↗ Pro tým v Microsoft 365, který potřebuje vidět a odesílat společné odpovědi.	Sdílená schránka do 50 GB bez vlastní licence; uživatelé potřebují licenci Exchange Online. Správce nastavuje členy a oprávnění. Ověřte ukládání odeslaných zpráv do společné schránky. Zdroj a podmínky
Google Sheets ↗ Když schránka stačí na komunikaci, ale ztrácíte termíny a předání.	Bez dalšího předplatného, pokud už máte vhodný účet Google. Počítáme s vaším stávajícím účtem a úložištěm. Správu řádků a termínů dělá tým. Zdroj a podmínky
HubSpot Free ↗ Pro nejvýše dva uživatele, kteří už potřebují přehled obchodů.	0 USD · nejvýše 2 uživatelé. Vhodné pro malý začátek s ručními úkoly. Tříčlenný tým nemůže počítat se třemi bezplatnými místy. Zdroj a podmínky
Pipedrive Growth ↗ Pro obchodní tým, který chce sledovat fáze a osobní e-mail v CRM.	39 EUR za místo/měsíc při roční platbě. 3 místa: 1 404 EUR/rok bez DPH. Obsahuje synchronizaci osobního e-mailu. Pro týmovou schránku uvnitř CRM potřebujete Premium. Zdroj a podmínky

Ceny a podmínky zkontrolovány 27. září 2026. Částky ponecháváme v měně dodavatele. Nabídka se může lišit podle země; před nákupem ověřte měnu, daň a délku závazku. Modelové rozpočty nezahrnují případnou daň.

Rozpočet pro tento úkol

U již licencovaného týmu může schránka s tabulkou znamenat 0 Kč nového předplatného. Model tří míst Pipedrive Growth vychází na 117 EUR měsíčního ekvivalentu, placeného jako 1 404 EUR ročně bez DPH. Nekupujte tři místa jen proto, že ve firmě pracují tři lidé; popište jejich skutečný přístup.

Spočítat i vlastní čas a provoz →

Rozhodněte podle jednoho skutečného problému

0 / 4

Hotové kroky si můžete odškrtnout. Uloží se v tomto prohlížeči; pro nový průchod je smažte tlačítkem níže.

01
Najděte poslední poptávku, u které se čekalo na odpověď. Zapište, co chybělo: viditelnost zprávy, odpovědný člověk, termín, nebo historie zakázky.
02
Pokud jde o zprávy, nastavte stávající společnou schránku a ukládání odeslaných odpovědí. Jeden člověk přiděluje novou poštu; kolegové nesmějí pracovat v oddělených kopiích téže konverzace.
03
Pokud jde o termíny nebo předání, importujte přehled poptávek a vytvořte pohled na otevřené a zpožděné řádky. E-mail zůstává místem komunikace, tabulka místem dalšího úkolu.
04
CRM vybírejte, když tým potřebuje fáze obchodu a historii více zakázek. Zvolte v navazujícím srovnání tarif, pozvěte potřebné kolegy a přeneste nejprve otevřené obchody. Starou tabulku pak ponechte jen jako archiv.

Modelový příklad

Modelový příklad: tři lidé vidí stejné zprávy, každá má vlastníka, předání se děje mimo e-mail. Sdílená schránka může řešit duplicity; pokud musí příjemce převzít rozsah zakázky, přidejte tracker a ověřte přístup z jeho účtu.

Co si poznamenat

Zapište si problém, který chcete vyřešit, zvolenou možnost a důvod. Přidejte, co bude změna stát a kdo se o přehled bude starat. K rozhodnutí se pak můžete vrátit při růstu týmu.

Na co dát pozor

To, že dva lidé vidí příchozí e-maily, ještě neznamená, že vidí i vzájemné odpovědi. Před změnou nástroje zjistěte, jestli problém nevyřeší nastavení současné schránky.

Jak poznat, že to funguje

Vezměte jednu rozjednanou poptávku a nechte ji převzít kolegu. Najde poslední odpověď, termín a další úkol? To je pro vaši volbu užitečnější než počet funkcí v ceníku.

Čím začít dnes

Vyplňte rozhodovací pomůcku výše podle dnešní práce týmu. Začněte doporučenou nejmenší změnou a vraťte se k výběru, pokud některý důležitý úkol stále nezvládnete.